1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика обработки ПДн) ООО «ХАТБЕР-М» (далее – ООО «ХАТБЕР-М» или Оператор), ИНН 7709268931, адрес места регистрации: 117623, г. Москва, ул. 2-ая Мелитопольская дом 4А, строение 40, этаж 4, помещение 26, адрес фактического местонахождения: 117623, г. Москва, ул. 2-ая Мелитопольская дом 4а, строение 40, этаж 4, строение 26 разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральным законом «О ратификации Конвенции Совета Европы», Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами.
1.2. Настоящий документ устанавливает единые цели, принципы и правила обработки персональных данных в ООО «ХАТБЕР-М» и определяет основные меры, реализуемые ООО «ХАТБЕР-М» для обеспечения защиты персональных данных.
1.3. ООО «ХАТБЕР-М», являясь оператором, осуществляющим обработку персональных данных, обеспечивает защиту прав и свобод субъектов при обработке их персональных данных и принимает меры для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.
1.4. Настоящий документ является общедоступным и подлежит размещению на сайте ООО «ХАТБЕР-М».
2. Основные понятия
2.1. В настоящем документе используются следующие понятия:
- персональные данные - любая информация, – прямо или косвенно относящаяся к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
- оператор – ООО «ХАТБЕР-М» (далее – ООО «ХАТБЕР-М» или Оператор), осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели такой обработки состав персональных данных, подлежащих обработке, действия, совершаемые с персональными данными;
- обработка персональных данных - действие или совокупность действий, совершаемых в отношении персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
- автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
- распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
- предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или кругу лиц;
- блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных);
- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
- информационная система персональных данных совокупность программных и технических средств, на которых обрабатываются персональные данные.
- трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства, органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором требование не раскрывать третьим лицам и не допускать распространения персональных данных без согласия субъектов персональных данных или наличия иного законного основания;
- защита персональных данных - деятельность оператора, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.
3. Цели и порядок обработки персональных данных
Персональные данные обрабатываются Оператором в следующих целях:
3.1. Осуществление и выполнение возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей, в частности:
- выполнение требований законодательства в сфере труда и налогообложения;
- ведение текущего бухгалтерского и налогового учёта, формирование, изготовление и своевременная подача бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности;
- выполнение требований законодательства по определению порядка обработки и защиты ПДн граждан, являющихся клиентами или контрагентами ООО «ХАТБЕР -М» (далее – субъекты персональных данных);
- предоставления пропуска субъектам персональных данных на территорию Оператора;
3.2. Обеспечение прав и законных интересов ООО «ХАТБЕР-М» в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами ООО «ХАТБЕР-М», или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей.
3.3. Целями обработки персональных данных представителей контрагентов является заключение и исполнение договоров, сторонами которых являются контрагент и ООО «ХАТБЕР-М», а также исполнение требований законодательства РФ. Обработка персональных данных физических лиц, состоящих в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с ООО «ХАТБЕР-М» осуществляется в целях исполнения заключенных с ними договоров, а также требований законодательства РФ.
Обработка персональных данных физических лиц, состоящих в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с ООО «ХАТБЕР-М» осуществляется в целях исполнения заключенных с ними договоров, а также требований законодательства РФ.
При этом при регистрации клиента или контрагента (и/или его представителя) презюмируется его согласие на получение информационных материалов от ООО ХАТБЕР-М» по электронной почте или с помощью любых других средств коммуникации, данные о которых были переданы в ООО «ХАТБЕР-М».
Кроме того, обработка персональных данных клиентов является исполнением требований законодательства РФ и исполнение договоров, а также проведение маркетинговых и иных исследований.
3.4. Обработка персональных данных работников ООО «ХАТБЕР-М» осуществляется в целях обеспечения выполнения договорных соглашений с работником, выполнения социальных обязательств, а также в других целях, предусмотренных уставом ООО «ХАТБЕР-М» и иными нормативными актами ООО «ХАТБЕР-М».
3.5. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.6. Обработка персональных данных осуществляется путем:
- получения информации, содержащей персональные данные, в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
- предоставления субъектами персональных данных оригиналов необходимых документов;
- получения заверенных в установленном порядке копий документов, содержащих персональные данные, или копирования оригиналов документов;
- получения персональных данных при направлении запросов в органы государственной власти, государственные внебюджетные фонды, иные государственные органы, органы местного самоуправления, коммерческие и некоммерческие организации, физическим лицам в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- получения персональных данных из общедоступных источников;
- внесения персональных данных в информационные системы ООО «ХАТБЕР-М»;
- использования иных средств и способов фиксации персональных данных, получаемых в рамках осуществляемой ООО «ХАТБЕР-М» деятельности.
4. Правовое основание обработки персональных данных
4.1. Обработка ПДн осуществляется на основе следующих федеральных законов и нормативно-правовых актов:
- Конституции Российской Федерации;
- Трудового кодекса Российской Федерации;
- Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
- Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687.
- Постановления от 01.10.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
- Приказа ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611 «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендации по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников».
Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.
5. Перечень действий с персональными данным
5.1. При обработке ПДн Оператор будет осуществлять следующие действия с ПДн: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, конфиденциальность, защиту персональных данных.
6. Состав обрабатываемых персональных данных
6.1. Обработке Оператором подлежат ПДн следующих субъектов ПДн:
- кандидаты на трудоустройство;
- сотрудники (работники) Оператора;
- клиенты (физические лица) Оператора;
- контрагенты (представители контрагентов) Оператора;
- корпоративные клиенты (юридические лица) Оператора.
- физические лица, обратившиеся к Оператору в порядке, установленном Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
6.2. Состав ПДн каждой из перечисленных в п. 6.1 настоящей Политики категории субъектов определяется согласно нормативным документам, перечисленным в разделе 4 настоящей Политики, а также нормативным документам Оператора, изданным для обеспечения их исполнения.
6.3. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его ПДн Оператору и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.
6.4. Оператор обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых ПДн заявленным целям обработки и, в случае необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.
6.5. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в ООО «ХАТБЕР-М» не осуществляется.
7. Обработка персональных данных
7.1. Обработка персональных данных в ООО «ХАТБЕР-М» осуществляется следующими способами:
- неавтоматизированная обработка персональных данных;
- автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
- смешанная обработка персональных данных.
8. Обеспечение защиты персональных данных при их обработке Оператором
8.1. Оператор принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных нормативно – правовыми актами, перечисленных в разделе 4 настоящего документа.
К таким мерам относятся:
- назначение Оператором ответственного за организацию обработки персональных данных;
- издание Оператором документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
- применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
- осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам Оператора;
- определение оценки вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона «О персональных данных», соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
- ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных сотрудников.
8.2. Оператор при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
9. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным
9.1. Субъект ПДн вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
9.2. Сведения предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.3. Оператор вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на Операторе.
9.4. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
- наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением сотрудников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу.
Также Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку своих персональных данных и осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных их обработка может быть продолжена без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
9.5. Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в орган, уполномоченный по вопросам защиты прав субъектов персональных данных, или в судебном порядке.
9.6. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
10. Обеспечение безопасности персональных данных
10.1. ООО «ХАТБЕР-М» предпринимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от случайного или несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования доступа и других несанкционированных действий.
10.2. Меры защиты, реализуемые ООО «ХАТБЕР-М» при обработке персональных данных, включают:
- принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
- назначение должностных лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в подразделениях и информационных системах;
- организацию обучения и проведение методической работы с работниками, осуществляющими обработку персональных данных;
- создание необходимых условий для работы с материальными носителями и информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
- организацию учета материальных носителей персональных данных и информационных систем, в которых обрабатываются персональные данные;
- хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
- обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации;
- обеспечение раздельного хранения материальных носителей персональных данных, на которых содержатся персональные данные разных категорий или содержатся персональные данные, обработка которых осуществляется в разных целях;
- установление запрета на передачу персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям и сети Интернет без применения установленных в ООО «ХАТБЕР-М» мер по обеспечению безопасности персональных данных;
- обеспечение защиты документов, содержащих персональные данные, на бумажных и иных материальных носителях при их передаче третьим лицам с использованием услуг почтовой связи;
- осуществление внутреннего контроля за соблюдением в ООО «ХАТБЕР-М» законодательства Российской Федерации и нормативных актов ООО «ХАТБЕР-М» при обработке персональных данных.
10.3. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов ООО «ХАТБЕР-М» в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
11. Конфиденциальность персональных данных и возможность передачи персональных данных третьим лицам
11.1. Доступ к персональным данным ограничивается в соответствии с федеральными законами РФ и локальным правовыми актами ООО «ХАТБЕР-М».
11.1. ООО «ХАТБЕР-М» не разглашает полученные им в результате своей профессиональной деятельности персональных данные.
11.1. Работники ООО «ХАТБЕР-М», получившие доступ к персональным данным, принимают обязательства по обеспечению конфиденциальности обрабатываемых персональных данных, которые определены:
- трудовым договором;
- инструкциями в части обеспечения безопасности персональных данных.
